Automatización de procesos con IA

Entrada de documentos: leer facturas, albaranes y presupuestos en cualquier formato (PDF, foto, Excel) y pasarlos al ERP sin tecleo manual. Es la automatización con retorno más rápido y la base del cumplimiento Verifactu.

Atención al cliente: agentes de WhatsApp y voz que responden las 24 horas, confirman citas, gestionan reservas y cualifican leads, derivando a una persona solo cuando hace falta.

Datos y contabilidad: conciliación bancaria automática, clasificación de gastos por categoría y cliente, y cierre mensual sin sorpresas de fin de trimestre.

Ventas y logística: sincronización de stock entre tienda y marketplaces, generación de etiquetas de envío, gestión de devoluciones y seguimiento de pedidos sin intervención manual.

Comunicación interna: generación de informes, resúmenes de reuniones, correos y propuestas redactados automáticamente a partir de datos del propio negocio.

No existe un precio único: depende de los procesos, el volumen y las integraciones. La horquilla habitual en PYMEs españolas va de 599 € para una automatización concreta (un bot de WhatsApp, una lectura de facturas) a 15.000 € para un proyecto integral con múltiples procesos conectados.

El criterio de decisión no es el coste, sino el retorno: si un flujo elimina 10 horas semanales de tecleo, ese coste se recupera en semanas. Por eso en Arquent empezamos siempre con una auditoría de 99 €: medimos las horas que se pierden hoy y entregamos un presupuesto cerrado con el ahorro estimado antes de invertir nada.

Además, la mayoría de las automatizaciones tienen coste de mantenimiento bajo (servidores y modelos IA en UE), y la inversión es activo propio: los flujos y los datos son tuyos, no una suscripción a una herramienta genérica que no encaja con tu operativa.

1. Inventario de tareas repetitivas: lista las tareas que se hacen a mano más de una vez por semana. La mejor candidata suele ser la más aburrida y la que más horas consume: picar facturas, transcribir llamadas, copiar datos entre sistemas.

2. Mide el coste: calcula cuántas horas semanales consume y su coste. Si supera las 5 horas semanales, la automatización se amortiza en menos de un año y suele justificarse sola.

3. Prioriza una sola automatización: la primera debe ser pequeña, visible y con retorno medible. Un bot de WhatsApp que cualifica leads o la lectura automática de facturas son buenos primeros proyectos: en 2-4 semanas ves resultados y sobre ellos se construye el resto.

Los datos de los proyectos de Arquent y de estudios del sector coinciden en los mismos órdenes de magnitud: entre un 30% y un 60% de reducción del tiempo en tareas administrativas, entre un 15% y un 40% menos de citas o reservas perdidas, y entre un 20% y un 35% más de productividad comercial por la respuesta inmediata a leads.

Los efectos indirectos pesan tanto o más: menos errores de picado que se descubren en las declaraciones, un equipo que hace el trabajo del nivel siguiente (de picar facturas a revisar excepciones), y clientes que perciben una respuesta inmediata, que en B2B es el factor que más diferencia la percepción de calidad.

El ahorro típico en una PYME con 3-5 procesos automatizados está entre 1.000 y 3.000 € al mes, según el sector. En las páginas de sector puedes ver la estimación concreta para el tuyo.

Una preocupación legítima es dónde se procesan los datos. En Arquent trabajamos con modelos desplegados en servidores de la Unión Europea (Alemania o España), tanto los modelos de lenguaje (Llama 3, Mistral) como el procesamiento de documentos y llamadas. Tus datos no salen de la UE y no se usan para entrenar modelos de terceros.

Esto no es un lujo: para datos de clientes, médicos o fiscales, el procesamiento fuera de la UE implica incumplimientos de RGPD y riesgos que no compensan el ahorro de usar una API americana. La automatización no debería resolver un problema creando otro.

Y para el ámbito fiscal, el procesamiento documental incluye el cumplimiento Verifactu: hash encadenado por factura, registro inalterable y trazabilidad completa ante una inspección. Automatizar bien y cumplir la ley son el mismo proyecto.